¿Cómo hacer un Retreat para un equipo remoto?

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Muchas empresas han visto crecer sus equipos de forma acelerada durante la pandemia y lo han hecho de forma remota. Esto puede significar que a veces existan equipos con poca cohesión, mucho estrés, y poca visión del big picture y objetivo común de la empresa.
Incluso puede suceder que, debido al rápido crecimiento del equipo, no exista mucha claridad lo que las otras áreas de la empresa hacen específicamente.
Get on Board no estuvo exento de esto. Nos vimos empujados a crear diversas “áreas”, y en un período de 6 meses pasamos de ser un equipo de 11 a 28 personas, lo que llevó a tener un menor conocimiento de lo que otras personas dentro de la empresa hacían en su día a día....comenzamos a sentir la necesidad de que era momento de hacer “algo” que permitiera conectarnos un poco más. Así es como surge la idea del deseado Retreat con todo el equipo en Máncora, Perú.

¿Por qué hacer un Retreat?
Un Retreat - ya sea que dure un día, una semana, o más tiempo - permite a los miembros del equipo conocerse personalmente y a desarrollar relaciones auténticas. Esto ayuda a disolver problemas de comunicación entre los equipos y se convierte en un activo que se mantendrá por mucho más tiempo de lo que dura el Retreat.
Además, el hecho de que un equipo se conozca en persona, ayuda a “romper” esa sensación de distancia que a veces se percibe en una empresa remota, y presenta la oportunidad de ver cómo los equipos trabajan y a entender con mayor claridad lo que otros equipos hacen dentro de la empresa.
Y por sobre todo, sirve como una oportunidad para reflexionar y recargar juntos energía para nuevas etapas y proyectos.

Dinámicas de grupo


¿Cómo empezar a organizar?

El objetivo
Primero, debes tener claridad sobre qué va a implicar el “Retreat” para tu empresa. Es bueno considerar que este momento sea un espacio de recreación combinado con trabajo, pero que, sobretodo, existan espacios donde las personas puedan relajarse, realizar tareas en conjunto, disfrutar de su tiempo libre y compartir con las personas que forman parte del equipo.
En Get on Board quisimos combinar horas libres para que las personas se relajasen además de trabajar, en conjunto con actividades que sirvieran para conocer qué hace el resto de los equipos, conocerse personalmente, y momentos de reflexión personal.

Horarios (propuestos) de la semana


El lugar
Luego, viene la importante decision del lugar donde se llevará a cabo el Retreat. Es muy recomendable elegir un lugar que sea conocido por algún integrante del equipo, ya que esto facilita la toma de decisiones al momento de elegir el hospedaje, servicios de transportes, opciones de comidas, actividades que se pueden realizar en el destino, información sobre el clima, costumbres del lugar, y así poder ir más preparados.
El hecho de que los servicios contratados sean “referidos” por alguien que ya visitó el lugar, ayuda a disminuir los márgenes de errores y posibles problemas que se puedan llegar a presentar en el destino.
Además, al tratarse de un equipo remoto, se debe considerar que el lugar elegido sea una ubicación de fácil acceso para todo el equipo que estará movilizándose para asistir al evento, y evitar tener que trasladar a todas las personas a un lugar demasiado remoto, que implique vuelos y traslados de larga duración, múltiples transportes y largas horas de espera para llegar a destino.
Momentos de relajo
Algo más a tener en cuenta, y que lo recomendamos por nuestra propia experiencia, es que elegir un lugar ‘playero’, ayuda a alcanzar la combinación mágica entre el trabajo y los momentos de distensión. Encontramos que fue una buena idea elegir un lugar con buen clima y mar, porque nos facilitó llevar adelante actividades al aire libre, actividades acuáticas e incluso tener nuestras “face-to-face calls” y trabajar al aire libre, haciendo que el ambiente grupal fuera cálido.


Actividades acuáticas


La logística previa
Es súper importante contar con un equipo de personas que sean las “Owners” del evento y se encarguen de toda la organización interna. De esta manera existe una mejor coordinación, accountability y avances claros y específicos en los plazos que se definan previamente. En Get on Board comenzamos definiendo reuniones quincenales para establecer las primeras bases del Retreat, las cuales luego se volvieron reuniones semanales para cuando llegó el momento de definir cuestiones mas específicas y trabajar más en los detalles para hacer que el evento salga impecable!

💡 Lecciones que aprendimos

1. El tiempo es clave
La coordinación de un evento tan grande e importante demanda mucho tiempo. Por eso recomendamos que se tomen más de 1 mes (máximo 2 meses) previo a la fecha estimada del viaje para obtener la confirmación de las personas que asistirán al Retreat para así poder realizar la compra de los servicios (tickets aéreos, alojamiento, restaurantes, etc.) con tiempo, y conseguir disponibilidad y mejores precios.
Cuantos más servicios tengas previamente contratados, más coordinado saldrá el viaje, mejor sera la logística y más tiempo tendrán para poder disfrutar del viaje con tu equipo en el destino.


2. Definir códigos de conducta
Es importante que como empresa se definan y alineen las conductas aceptables y no aceptables que se tendrán presentes en este tipo de eventos, considerando que asistirá un número importante de personas y por varios días. Las reglas de convivencia y definición de lo que se espera de cada uno es clave para poder mantener un orden, evitar situaciones incómodas y lograr que el tiempo compartido sea lo más ameno posible.
Get on Board extendió su Código de Conducta Interno al proyecto específico de lo que fue el Retreat y, además, se inició el viaje con una charla de bienvenida en donde el CEO de la empresa habló específicamente de los “we should and we should not” a tener presentes durante el tiempo que durase el viaje. Esto se reflejó en el respeto y cariño mutuo de cada una de las personas que formaron parte de esta hermosa experiencia.

3. Priorizar la igualdad de condiciones
Nuestra cultura de empresa es horizontal y tenemos la certeza de que todos somos “un solo equipo”. Por eso es que priorizamos igualdad en los servicios ofrecidos para cada uno de los miembros, desde el acceso a actividades grupales/individuales, como el acceso a las facilidades del alojamiento, y todo lo que implica servicios destinados al equipo.

4. Balance entre ocio y trabajo
Entendemos que la idea del Retreat es para conocer a las personas con las que trabajas diariamente, lo que puede dar la sensación de que debe ser un espacio de puro trabajo y actividades relacionadas al mismo, pero es muy importante remarcar que esta es también una instancia pensada para conectar y compartir con el equipo. Es por eso que recomendamos elegir un alojamiento que sea una combinación perfecta entre ocio y trabajo, es decir cuente con condiciones óptimas para trabajar - como un espacio amplio de co-work para todo el equipo - y que, al mismo tiempo, ofrezca opciones y actividades para relajarse y disfrutar.

5. De lo bueno poco
La duración del Retreat tiene que ser una cantidad justa de días como para que el equipo pueda “romper el hielo” de la vergüenza, entrar en confianza y alcanzar un estado de comodidad con los demás, y al mismos tiempo, no tan extenso para que no se pierda la magia de la emoción de compartir, conocerse en persona y hacer actividades que el trabajo remoto muchas veces no lo permite. Algo muy recomendable es que el regreso del equipo sea un día sábado, para que las personas tengan un tiempo prudente para poder descansar y recuperarse del viaje y de la experiencia emotiva que se vive en un encuentro como es la instancia del Retreat, antes de retomar sus tareas semanales.
En Get on Board llevamos 10 años trabajando de forma remota y hemos aprendido un montón. Estos años nos han enseñado a entender la importancia de lograr un equilibrio entre el trabajo y la vida personal de las personas que trabajamos en GoB.
El hecho de que tengamos flexibilidad horaria y modalidad de trabajo asíncrono, hace que podamos balancear ambos aspectos (vida personal y laboral, que son de gran importancia para nosotros), combinarlos como mejor nos queda a nuestra agenda, y así logramos una buena dinámica de equipo y, sobretodo, disfrutamos de todo lo que hacemos.
Es por nuestra creencia de que lograr este balance entre trabajo y vida personal conleva infinitos beneficios - no solo a las persona sino a la empresa en general-, que recomendamos profundamente tener instancias como un Retreat para potenciar el sentimiento de equipo, incrementar la conexión intra-equipo y recargar energías para todo lo que se viene.
Retreat Gobers - Máncora 2022

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